校档〔2019〕4号
各单位，各部门：
在学校更名的转型升级时期，为了不因学校更名以至于原阜阳师范学院时期诸多标志性档案或资料流失，造成校史材料的断层缺失，现就加强学校更名前后有关档案资料收集事宜通知如下：
一、加强校史档案的抢救工作。随着学校成功更名，原学校许多标志性实物档案会渐渐退出历史舞台，诸如原学校校牌、校徽、校歌、印章以及各种学校标识，包括实体、纸质、电子、图片、声像以及其他各种载体形式的历史记录。这些都是对学校具有历史价值和纪念意义的宝贵财富，为了丰富学校的史料和留存学校曾经的历史发展轨迹，各单位、各部门要做好存史留档相关工作。
二、学校更名办在大学创建过程中形成的更名材料。学校更名办（大学创建办公室）在学校大学创建过程中，形成了大量的宝贵的文件材料，其中有许多对学校长远发展具有参考价值和凭证作用，请更名办将这些具有保存价值的归档文件材料在其现行功能完成后及时移交学校档案馆。
三、按照“谁主管、谁负责”的原则，相关职能部门做好职责范围内档案材料的归档和衔接工作。特别是有关阜阳师范学院时期形成的各种校级以上专题会议材料，如果形成时未能及时归档，请注意收集归档。
四、档案资料必须真实完整。实物、照片类等材料必须附有文字说明，纸质材料要有公文的常规要素，落款要与学校建制时间保持一致，不能出现前后矛盾的现象。归档材料归档前须经档案保管部门鉴定，确有价值且现行功能使用完毕，方能归档。一旦归档，不得更改或重新形成落款时间为以前的归档文件材料。
五、以上是关于学校更名前后这个特殊时期一些特定档案材料的收集工作，各职能部门常规的归档文件材料，仍按年度和学校既定的档案管理办法归档，不因学校转型升级影响年度归档文件材料的归档工作，包括归档范围、归档时间等事项。除特殊归档材料（如更名办形成的）外，其他能按年度归档的一并按年度归档。
六、各单位、各部门或个人在移交归档材料时，均需办理交接手续（个人可现场办理）。移交清单一式两份，交接双方各执一份。学校档案馆联系人和联系方式：陈选，0558-2596177。
特此通知。
阜阳师范学院
2019年6月21日