校档〔2020〕4号
关于做好2019年度归档文件材料归档工作的通知
各单位，各部门：
为了学校各类档案材料的齐全完整与安全，更好地发挥档案服务教学科研与管理的功能和作用，确保学校历史发展的原始记录得以长久保存。请各单位、各部门继续按照《阜阳师范学院档案管理办法》（校政〔2015〕63号，新的修订案待发布）要求，认真做好学校2019年度归档材料的部门立卷和归档工作。现将相关事项通知如下：
一、归档范围
2019年度形成的办理完毕的归档材料（跨年度的归入最终时间所属年度），具体归档范围按照《阜阳师范学院档案归档范围和保管期限表》（2015年版，新的修订案待发布）执行。
相关职能部门做好职责范围内档案材料的归档工作，特别是学校更名创建过程中形成的有价值的档案材料，包括许多标志性实物档案，诸如原学校校牌、校徽、校歌、印章以及各种学校标识，包括实体、纸质、电子、图片、声像以及其他各种载体形式的历史记录。
二、归档要求
1.做好前期价值鉴定工作。归档材料必须是对学校当前和长远具有参考凭证价值的材料，仅对部门有一定的工作参考价值的材料请自行妥善保管；
2.尽量实现纸质材料和电子材料双套归档。归档时要有明晰的归档文件目录，规范的归档清单，归档清单和归档文件材料必须一一对应，移交清单由移交双方当面清点，不得有任何误差；
3.归档材料实行部门立卷（或预立卷）制度。要保证归档材料的齐全完整、系统准确，做到分类科学、组卷合理。成套性材料必须按照形成时间顺序规范排序、目录连贯。相关实物、音像和其他载体材料一并归档，并附详细的文字说明；
4.所有归档材料必须是原件。如因特殊情况原件缺失必须加盖形成单位公章且有审核人、经办人的亲笔签字。学校正式文件归档时必须附有定稿，定稿需有明确的签发人和完备的公文发文要素；
5.归档材料移交清单一式两份，移交清单需经移交单位和档案馆经办人、负责人签字并盖章后，各执一份存档备查（归档文件移交清单可以从学校档案馆网页下载）。各单位各部门历年形成的档案移交清单不在归档范围之列，请自行保管备查；
6.凡属归档范围的各种载体的归档材料，形成单位应该进行整理、立卷，定期移交学校档案管理机构集中统一管理。杜绝将归档文件材料据为己有或者拒绝归档以及涂改、伪造档案等档案管理违法违纪行为。
三、归档时间和联系人
1.归档材料按照《阜阳师范学院档案管理办法》第三章第十七条中规定的相应时间归档，专门档案按照相应档案管理办法执行。由于受新型冠状肺炎疫情影响，请各档案形成部门将2019年度归档文件材料最迟于2020年5月31日前完成归档文件材料的移交工作；
2.材料电子版通过学校教育电子政务系统“点对点信息”平台发送，联系人：陈选，联系电话：2596177。办公地点：学校档案馆办公室（正行楼1125室）。
附件：
阜阳师范大学归档材料移交清单.docx
阜阳师范大学
2020年3月20日