各单位，各部门：
为了充分发挥档案和档案工作服务教学、科研、管理、育人和文化传承等综合服务功能，维护学校档案材料的齐全完整与安全，确保学校历史发展的原始记录得以长久保存。请各单位、各部门（以下简称各单位）参照《阜阳师范大学档案管理办法》中的档案归档范围，做好2020年度归档文件材料的部门立卷和归档工作。现将相关事项通知如下：
一、归档范围
2020年度形成的、现行功能办理完毕的归档文件材料，具体归档范围参照《阜阳师范大学档案归档范围和保管期限表》执行。结合2020年度工作实际，对于有关脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控、巡视及巡视整改等学校重要工作的，在办理完毕后仍有参考凭证和留存价值的综合性材料，如学校层面的重要举措、文件制度、统计性台账等，一并纳入归档范围。
二、归档工作要求
1. 各单位要掌握和熟悉归档范围，确保归档文件材料的档案价值。应当归档的材料，必须及时移交学校档案馆集中管理，任何单位或个人不得拒绝归档或者据为己有（仅对本部门有工作参考和备查作用的作为各单位资料自行留存）；
2.各单位做好归档文件材料的部门立卷或预立卷工作，发挥档案材料形成单位的业务熟悉优势，保证档案案卷质量。尽量实现纸质文件和电子文件双套归档；
3.成套性材料必须按照形成时间排序，相关实物、音像和其他载体材料一并归档，并附详细的文字说明及相关软件光盘；
4.注重归档文件材料的原始记录属性，所有归档材料必须是原件。如因特殊情况原件缺失，复制件必须有经办人、审核人的亲笔签名并加盖形成单位公章；
5. 归档文件移交清单和归档文件材料做到一一对应，目录清晰明了、规范准确。移交清单需经交接双方经办人、负责人签字并加盖印章，一式两份，存档备查（移交清单可从档案馆网页下载）。档案移交清单不在归档范围之列，请自行保管。
三、归档时间和联系人
1.各单位和档案馆本着事前沟通、事中协商、事后完善的原则，齐心协力，共同做好2020年度归档文件材料的归档工作。请各单位于2021年3月31日前完成归档文件材料的移交工作；专门档案的归档时间按照相应档案管理办法执行。
2.归档联系人及联系电话：陈选（2596177）。电子邮箱：94492727@qq.com。“点对点信息”发送可以通过学校电子政务平台实行。办公地点：学校档案馆办公室（正行楼1125室）。
阜阳师范大学
2021年2月26日