校档〔2019〕1号
各单位，各部门：
为了学校各类档案材料的齐全完整与安全，更好地发挥档案凭证、存史、资政、育人的独特作用，确保记录学校历史发展的宝贵资源得以长久保存。请各单位、各部门按照《阜阳师范学院档案管理办法》（校政〔2015〕63号）要求，认真做好2018年度归档材料的部门立卷和归档工作。现将相关事项通知如下：
一、归档范围
2018年度形成的办理完毕的归档材料，具体归档范围参照《阜阳师范学院档案归档范围和保管期限表》（2015年版）执行。经鉴定对学校发展确有重大参考凭证价值和文化传承的材料可以跨年度归档。
二、归档要求
1.归档材料必须是对学校当前和长远具有参考凭证价值的材料，仅对部门有一定的工作参考价值的材料请自行妥善保管；
2.尽量实现纸质材料和电子材料双套归档，要有明晰的归档文件目录，规范的归档清单，归档清单和归档文件材料必须一一对应，移交清单由移交双方当面清点，不得有任何误差；
3.归档材料实行部门立卷（或预立卷）制度，要保证归档材料的齐全完整、系统准确，做到分类科学、组卷合理、排列科学、目录编制规范。成套性材料必须按照形成时间顺序规范排序、目录连贯。相关实物、音像和其他载体材料一并归档，并附详细的文字说明；
4.所有归档材料必须是原件。如因特殊情况原件缺失必须加盖有形成单位公章且有审核人、经办人的亲笔签字。学校正式文件归档时必须附有定稿，定稿需有明确的签发人和完备的公文发文要素；
5.归档材料移交清单一式两份，移交清单需经移交单位和档案馆经办人、负责人签字并盖章后，各执一份存档备查（归档文件移交清单可以从学校档案馆网页下载）。各单位各部门历年形成的档案移交清单不在归档范围之列，请自行保管备查；
6.按照《档案管理违法违纪行为处分规定》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》有关规定，凡属归档范围的各种载体的归档材料，形成单位应该进行整理、立卷，定期移交学校档案管理机构集中统一管理。杜绝将归档文件材料据为己有或者拒绝归档以及涂改、伪造档案等档案管理违法违纪行为。
三、归档时间和联系人
1.归档材料按照《阜阳师范学院档案管理办法》第三章第十七条中规定的相应时间归档，专门档案按照相应档案管理办法执行。已完成部门立卷的2018年度归档文件材料请于2019年3月31日前移交至学校档案馆；
2.归档联系人及联系电话：陈选（2596177）。电子邮件：94492727@qq.com。办公地点：学校档案馆办公室（正行楼1125室）。
附件：
阜阳师范学院归档材料移交清单.doc
阜阳师范学院
2019年1月9日