阜阳师范大学举办国际会议管理办法

（校外〔2020〕7号）

第一章   总 则

第一条 举办国际会议是开展国际学术合作的重要形式，对促进我校的科学研究、人才培养、社会服务、文化传承与创新，提升我校在国内外的学术地位和国际化办学水平具有积极作用。为鼓励各院系积极争取主办或承办国际会议，同时规范国际会议的管理工作，提高举办国际会议的效益，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于在华举办国际会议的管理办法》（中办发〔2006〕10号）、教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》（教外际〔2007〕105号）、《财政部关于印发< 在华举办国际会议经费管理办法>的通知》（财行〔2015〕371号）和《安徽省教育厅关于进一步规范举办国际会议管理的通知》（皖教秘外〔2019〕113号）等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 举办国际会议，应符合我国外交全局，有利于促进国民经济和社会发展，有利于我校教育事业发展。

第三条 国际合作与交流中心是学校国际会议的归口管理单位，由学校及各学院主办、承办或协办的国际会议均由国际合作与交流中心负责监管。

第二章   适用范围

第四条 国际会议是指我校或二级单位在我国境内主办或承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

第五条 国际比赛、国际博（展）览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。

第三章   申请审批

第六条 申请条件

（一）筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国内外均有一定的影响；

（二）能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国内外的著名学者出席会议；

（三）会议主题符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；

（四）会议经费须提前落实，须提供相应的经费落实的证明材料，须具备会务及接待工作的能力；

（五）筹备单位应视情况与校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全工作。

第七条 申请程序

（一）严格执行预报制度。举办国际会议须上报年度计划，由承办单位填写《阜阳师范大学拟举办国际会议计划表》（附件一）于每年12月15日前上报至国际合作与交流中心，年度计划经学校党委常委会批准后，由国际合作与交流中心上报省教育厅，作为下一年度国际会议报批前置依据。

（二）国际会议列入年度计划后，应至少提前6个月由申报单位填写《阜阳师范大学举办国际会议审批表》（附件二），明确会议名称、日期、地点、规模、经费来源等，报国际合作与交流中心，由国际合作与交流中心呈报分管校领导批示。

（三）校领导批准后，承办单位向国际合作与交流中心提交申请报告。报告应包括以下内容：

1.会议中、英文全称及简称；

2.会议的主题和主要议题；

3.会议的目的、意义及必要性以及已具备的条件；

4.会议规模（中外来宾具体人数）、外宾的名单及相关信息列表（包括外宾的中外姓名、性别、职务或职称、单位与国别等）；

5.会议举办日期、地点、主办单位、承办单位、协办单位名称；

6.会议工作语言；

7.会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；

8.会议日程安排；

9.会议经费来源及详细预算；

10.会议第一轮通知样稿；

11.其他需要特别说明的情况。

（四）国际合作与交流中心行文上报省教育厅。国际会议的申请得到批准后，由国际合作与交流中心通知承办单位。承办单位得到通知后，应提前一个半月准备国外（含港澳地区）代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

（五）国际合作与交流中心协助办理参加会议人员的邀请函。台湾代表的材料由校港澳台事务办公室报请安徽省人民政府台湾事务办公室办理；国外及香港、澳门地区代表的材料由国际合作与交流中心报请省教育厅及安徽省人民政府外事办公室办理。

（六）由学校承办的国际会议应提前1个月向分管校领导汇报会议筹备情况，由二级单位承办的国际会议应提前2周向国际合作与交流中心通报会议筹备情况。

（七）国际会议结束后的总结工作：

1.会议结束后，承办单位要认真总结经验并填写《阜阳师范大学国际会议总结表》（附件三），于会议结束后1个月内报送国际合作与交流中心。

2.承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录像、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于1个月内整理完毕，报国际合作与交流中心归档。

第四章   会议管理

第八条 严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理等有关规定，合理编制会议预算，严格控制经费支出，原则上做到以会养会。确需学校提供经费资助的，按《阜阳师范大学学术交流管理办法》（校科〔2020〕6号）执行。会议经费由外方全额支付的，我校不再另外安排会议经费补助。

第九条 在校内举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等会务组织工作，由承办单位统一协调安排，视需要与校内相关单位进行协商。

第十条 严格控制会议的住宿档次，并按照国际惯例不配备生活用品，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主，可安排一次冷餐宴请，不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外，其他人员往返路费及食宿费一律自理。

第十一条 禁止利用国际会议进行公费旅游、营利创收、损害学校形象；不得接受不明背景的或别有企图的国（境）外机构的赞助，损害国家利益。

第十二条 确定会议议题、会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

第十三条 举办会议的申请得到批准后，承办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，如发现内容有政治性错误应及时交涉，表明我方立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

第十四条 纪检、审计、财务等部门要加强对国际会议的监督和检查，对未履行报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位和个人要严肃处理，并追究有关领导责任。

第五章   附 则

第十五条 举办或承办有港澳台地区代表参加的非国际会议，参照本办法执行。

第十六条 本办法由国际合作与交流中心负责解释。

第十七条 本办法自颁布之日起施行。

附件：1.阜阳师范大学拟举国际会议计划表

2.阜阳师范大学举办国际会议审批表

3.阜阳师范大学国际会议总结表

阜阳师范大学拟举办国际会议计划表

填报单位：（公章）                     填报时间：

联系人：           联系电话：           联系邮箱：

阜阳师范大学举办国际会议审批表

注：本表一式两份，报国际合作与交流中心，电子版发送信箱：guojichu001@fynu.edu.cn

阜阳师范大学国际会议总结表