1、按有关规定,专人负责基建文件、工程技术资料的归档管理,定期向学校档案认真贯彻执行国家《档案法》和《保密法》及学校有关制度,严守国家和本单位机密,维护学校合法权益;
2、根据学校关于公文处理的室上缴归档;
3、对来文来函进行登记、编号、呈阅、转发及存档工作,做到名、文相符,不遗漏、不丢失;
4、根据领导安排和有关人员的工作要求,及时查找原文,不贻误工作;
5、凡属归档范围之内的文件资料,任何人不得据为己有,原件必须送档案管理人员保存。因工作需要使用原件,应经领导批准,方可办理借阅手续,使用后应及时归还。查阅、借用档案人员,应保证档案资料完好无损,严禁撕损、涂改、抽页、沾污。如需复印档案资料,必须征得管理人员同意,并注明被复印件名称和复印份数;
6、从工程项目建设的立项计划到工程竣工决算所涉及的全部文件、资料均属技术档案的收集范围。工程竣工后,技术档案管理人员,按照技术档案收集范围要求,确定各单位应该归交的资料清单,并按单催收;
7、档案管理人员将收集到的资料分类、编目、装订制册后,移交学校档案室;
8、做好资料、文件的接收、查阅、出借和归还的登记管理;
9、做好档案资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作,以延长档案的使用寿命;
10、档案发生丢失、被盗及其它严重情况时,管理人员应立即向上级汇报,及时采取补救措施,并严格进行责任追究。
2008年1月修订