1、按有关规定，专人负责基建文件、工程技术资料的归档管理，定期向学校档案认真贯彻执行国家《档案法》和《保密法》及学校有关制度，严守国家和本单位机密，维护学校合法权益；

2、根据学校关于公文处理的室上缴归档；

3、对来文来函进行登记、编号、呈阅、转发及存档工作，做到名、文相符，不遗漏、不丢失；

4、根据领导安排和有关人员的工作要求，及时查找原文，不贻误工作；

5、凡属归档范围之内的文件资料，任何人不得据为己有，原件必须送档案管理人员保存。因工作需要使用原件，应经领导批准，方可办理借阅手续，使用后应及时归还。查阅、借用档案人员，应保证档案资料完好无损，严禁撕损、涂改、抽页、沾污。如需复印档案资料，必须征得管理人员同意，并注明被复印件名称和复印份数；

6、从工程项目建设的立项计划到工程竣工决算所涉及的全部文件、资料均属技术档案的收集范围。工程竣工后，技术档案管理人员，按照技术档案收集范围要求，确定各单位应该归交的资料清单，并按单催收；

7、档案管理人员将收集到的资料分类、编目、装订制册后，移交学校档案室；

8、做好资料、文件的接收、查阅、出借和归还的登记管理；

9、做好档案资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，以延长档案的使用寿命；

10、档案发生丢失、被盗及其它严重情况时，管理人员应立即向上级汇报，及时采取补救措施，并严格进行责任追究。

2008年1月修订