各学院：

2010级学生报到工作已经结束，为切实做好新生档案的接收、整理工作，现将有关事项通知如下：

一、新生档案整理前期工作

1.部分新生档案已由学生本人带往各院系，请各院系2010级辅导员做好档案的接收和登记工作；

2.部分新生档案已寄到招生就业处学生档案室，现已收齐整理完毕，请各辅导员10月20日前到档案室来领取；

3.没有带来和寄到的学生档案，请各新生辅导员敦促学生抓紧与原毕业学校联系，尽快将本人档案转递到我校。

二、新生档案整理流程

1.辅导员收齐所带班级学生档案后，到招生就业处学生档案室（西湖校区综合楼906室）领取《阜阳师范学院学生档案袋》。

2.登记学生的基本信息，并做好缺档、多档的登记。学生档案材料应包括：①考生报名登记表；②考生体格检查表；③考生志愿信息校对表；④学籍表；⑤身份证复印件。普通专升本的学生还应包括：高等学校毕业生登记表、专科学校的学籍表等。

3.在将档案材料装入《阜阳师范学院学生档案袋》时，务必把原档案袋一并放入，尤其是封面有档案材料目录的档案袋。

4.在《阜阳师范学院学生档案袋》封面的左下方按要求填写好各项目；在《阜阳师范学院学生档案袋》背面“档案材料”的目录中序号“1”一项的“备注”栏中，划“√”；其余各项待学生毕业整理档案时再填。

5.档案整理完毕后，按班级和学号顺序捆扎，清点无误后，由辅导员送交到招生就业处学生档案室。

三、送交时间、地点

送交时间：2010年11月30日前

送交地点：西湖校区招生就业处学生档案室（联系电话：2591003）

四、注意事项

1.鉴于档案的重要性，各院系分管学生工作的领导要敦促、指导2010级辅导员做好学生档案的整理工作。

2.在档案整理过程中班级辅导员必须在场。根据档案管理保密性原则，不宜安排2010级学生整理档案。

3.各班辅导员在学生档案整理过程中务必认真检查，确保档案材料不错装、漏装。

4.认真登记好缺档、多档情况，交档时将登记材料一并送交学生档案室。

                         招生就业处

二〇一〇年十月八日