1．为了保证编辑部工作有及时、完备的文字信息记录，加强和完善档案管理，提高编辑部的工作效率，特制定本制度。

2．根据编辑部的实际工作情况，本制度包括以下建档内容：

(1)相关部门给编辑部的文件、指示及相关文字材料；

(2)各兄弟编辑部的来函来电、回函回电以及赠送的各类刊物；

(3)编辑部规章制度、文件、会议的记录、工作的总结和计划；

(4)全体工作人员的评估报告、通讯录；

(5)各稿件的编审意见稿，一、二、三校稿以及编辑过程中的处理资料；

(6)剩余期刊；

(7)除上述材料以外的其它内容。

3．档案建立办法

(1)责任编辑上交的材料；

(2)编辑部自己处理的材料。

4．管理及使用程序

(1)每期定时送交有关材料；

(2)档案由编辑部编务管理，编辑部负责人定期检查建档工作情况，确保资料及时、完备；

(3)使用档案时要规范、仔细；

(4)定期进行归档资料的汇总。